delovoAI
ВЪЗМОЖЕН СЦЕНАРИЙ

Потвърждения от доставчици, сверени с вашите поръчки

Доставчикът потвърждава поръчката ви, но с друга дата, по-малко количество или нова цена. Днес някой трябва да го забележи, да го въведе и да предупреди търговците. В този сценарий потвърждението се разчита, свързва се с отворената поръчка в ERP и с клиентските поръчки, които чакат стоката, и се сравнява ред по ред. Снабдителят решава само когато има разлика.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данни

Системите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

Попълнете въпросника Вижте стъпките
КАК ПРОТИЧА

Пътят на един пример

Проследете данните от входа до резултата, включително стъпката, в която решава човек. Всички данни в примера са измислени.

Стъпка 1 от 5

Доставчикът потвърждава поръчката

Потвърждението пристига по имейл като PDF или текст, с номерата на артикули на доставчика.

Стъпка 2 от 5

AI разчита потвърждението

AI намира номера на вашата поръчка, артикулите на доставчика, количествата, цените и датите за доставка.

Стъпка 3 от 5

Данните се допълват от вашите системи

От ERP идва отворената поръчка към доставчика, артикулите му се свързват с вашите, а от склада и продажбите се вижда кои клиентски поръчки чакат тази стока.

Стъпка 4 от 5

Поръчано срещу потвърдено

Количества, цени и дати се сравняват ред по ред с вашата поръчка.

Само при разлика

При разлика решава снабдителят

Снабдителят вижда само реда с разлика и кои клиентски поръчки засяга. Приема новата дата или се свързва с доставчика.

Стъпка 5 от 5

Поръчката към доставчика се обновява

Поръчката се маркира като потвърдена, датите се обновяват, а търговците виждат засегнатите клиентски поръчки.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данниСистемите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

ПОДРОБНО

Стъпка по стъпка

Същият път, описан подробно. Стъпката, в която решава човек, се случва само когато нещо не съвпада.

  1. Стъпка 1 от 5Имейл

    Доставчикът потвърждава поръчката

    Потвърждението пристига по имейл като PDF или текст, с номерата на артикули на доставчика.

    Следи се адресът, на който снабдяването получава писмата от доставчици. Потвържденията се отделят от фактури, оферти и рекламации, за да продължат само те по този път.

  2. Стъпка 2 от 5AI чете

    AI разчита потвърждението

    AI намира номера на вашата поръчка, артикулите на доставчика, количествата, цените и датите за доставка.

    Доставчиците цитират номера на поръчката по различен начин: „ПД-2026-2291“, „Ваша поръчка 2291“ или само в темата на писмото. Всички варианти водят до един и същ номер. Ако номерът липсва, това се отбелязва, вместо да се гадае.

  3. Стъпка 3 от 5Допълване

    Данните се допълват от вашите системи

    От ERP идва отворената поръчка към доставчика, артикулите му се свързват с вашите, а от склада и продажбите се вижда кои клиентски поръчки чакат тази стока.

    Пример: Металснаб (демо) потвърждава артикул MS-80-120. По съответствията на артикулите това е вашият BLT-M8 Болт M8. В отворената поръчка ПД-2026-2291 в ERP сте поръчали 500 бр. с очаквана доставка 14.10, в склада има 40 бр., а две клиентски поръчки, ПР-2026-0412 и ПР-2026-0415, чакат същия артикул. Така веднага се вижда кои клиенти засяга променената дата.

  4. Стъпка 4 от 5Сравнение

    Поръчано срещу потвърдено

    Количества, цени и дати се сравняват ред по ред с вашата поръчка.

    Вашите правила определят какво е разлика. Например всяка промяна в датата или само закъснение с повече от два работни дни, всяко по-малко количество, а при цената само отклонение над договорен праг.

  5. Само при разликаСнабдител

    При разлика решава снабдителят

    Снабдителят вижда само реда с разлика и кои клиентски поръчки засяга. Приема новата дата или се свързва с доставчика.

    Ако всичко съвпада, тази стъпка се пропуска. В примера доставчикът потвърждава 21.10 вместо 14.10. Снабдителят вижда старата и новата дата една до друга и двете засегнати клиентски поръчки, на Балкан Снабдяване (демо) и Дунав Трейд (демо). Може да приеме, да поиска частична доставка или да потърси друг доставчик.

  6. Стъпка 5 от 5ERP

    Поръчката към доставчика се обновява

    Поръчката се маркира като потвърдена, датите се обновяват, а търговците виждат засегнатите клиентски поръчки.

    Потвърждението и датите се записват в поръчката към доставчика в ERP, така че складът и продажбите виждат една и съща информация. Търговците на засегнатите клиенти получават кратко известие, за да предупредят клиента навреме, а не в деня на доставката.

ВХОД

Какво постъпва

Потвърждението идва така, както доставчикът го изпраща днес.

ДОПЪЛВАНЕ

Откъде се допълват данните

Данните не просто се разчитат. Допълват се от другите ви системи, за да стигнат проверени и пълни там, където са нужни.

СистемаКакви данниЗащо е важно
ERP: поръчка към доставчика
  • поръчани артикули и количества
  • договорени цени
  • очаквана дата
Без нея няма с какво да се сравни потвърждението.
Съответствия на артикулите
  • номер при доставчика
  • ваш артикул
Доставчикът пише MS-80-120, а вие търсите BLT-M8. Редовете се свързват без търсене на ръка.
Склад и продажби
  • наличност
  • клиентски поръчки, които чакат стоката
  • обещани дати към клиентите
Промяната в датата се превръща в списък с конкретни клиенти, които трябва да бъдат предупредени.
ЧОВЕШКИ КОНТРОЛ

Кога решава човек

Когато нещо не минава проверката, отговорният човек вижда случая и точно какво да провери. Без неговото решение случаят не продължава.

СИСТЕМИ

С какви системи

Начинът на свързване се проверява при оценката.

ERP
Тук са поръчките към доставчици и тук се обновяват датите.
Склад
Наличностите и резервациите, ако се водят в отделна система.
Имейл
Пощенската кутия, в която пристигат потвържденията.
КАКВО ДА ЗНАЕТЕ

Ограничения

  • Ако доставчикът не посочва номера на вашата поръчка, свързването става по артикули и дати и е по-несигурно. Такива потвърждения отиват при снабдителя.
  • Съответствията между артикулите на доставчика и вашите трябва да съществуват или да бъдат събрани в началото.
  • Потвърждения по телефона или в чат не минават по този път, освен ако не бъдат препратени по имейл.
  • Автоматизацията показва промените и кого засягат. Решението как да се реагира остава на снабдителя.
ПЪРВИ ПРОЕКТ

Обхват на първия проект

Започваме с един процес. Първо оценка: как протича работата днес, какви данни има в системите ви и как могат да се свържат. После пилот с ограничен обхват:

  • Потвържденията от няколко основни доставчици
  • Сравнение на количество, цена и дата
  • Обновяване на поръчката в ERP и известие до търговците
  • Снабдител, който преглежда разликите по време на пилота

След пилота решавате дали да продължите с внедряване.

ВЪПРОСИ

Често задавани въпроси

Доставчиците ни изпращат потвърждения в различни формати. Проблем ли е това?

Това е обичайно. AI разчита различни оформления, а в пилота започваме с доставчиците, от които идват повечето потвърждения. Всеки нов формат се проверява, преди да се добави.

Може ли системата сама да отговори на доставчика?

Може да подготви чернова на въпрос до доставчика за реда с разлика. Дали и кога да бъде изпратена, решава снабдителят.

Нямаме таблица със съответствия на артикулите. Пречка ли е това?

Не е пречка, но е първата задача. Съответствията често личат от старите поръчки и потвърждения. При оценката преценяваме колко работа е нужна, за да бъдат събрани.

ОЩЕ ВЪЗМОЖНОСТИ

Всички възможни сценарии

СЛЕДВАЩА СТЪПКА

Има ли подобен процес във вашата фирма?

Попълнете кратък въпросник за процеса и системите, с които работите. С отговорите ще се подготвим за 30-минутен онлайн разговор, в който ще обсъдим какво има смисъл да се автоматизира при вас.

  • 5 кратки стъпки, около 4 минути
  • След това 30-минутен онлайн разговор
  • Без документи и пароли
Попълнете въпросника

Предпочитате кратко съобщение? Пишете ни през формата за контакт.