delovoAI
ВЪЗМОЖЕН СЦЕНАРИЙ

Клиентски поръчки от имейла до ERP, без преписване

Клиентът изпраща поръчката по имейл, както е свикнал. AI я разчита, превежда неговите кодове във ваши артикули и я допълва с данни от ERP и склада: клиентско досие, ценова листа, условия на плащане и наличност. Проверената поръчка влиза в ERP като поръчка за продажба. Служител се намесва само когато нещо не съвпада.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данни

Системите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

Попълнете въпросника Вижте стъпките
КАК ПРОТИЧА

Пътят на един пример

Проследете данните от входа до резултата, включително стъпката, в която решава човек. Всички данни в примера са измислени.

Стъпка 1 от 6

Поръчката пристига по имейл

Клиентът изпраща поръчката както досега: PDF, Excel или текст в писмото. Не е нужно да променя нищо.

Стъпка 2 от 6

AI разчита поръчката

AI намира в документа клиента, неговите кодове на артикули, количествата и датата за доставка.

Стъпка 3 от 6

Данните се допълват от вашите системи

Кодовете на клиента се превръщат във ваши артикули. От ERP идват клиентското досие, ценовата листа и условията на плащане, а от склада наличностите.

Стъпка 4 от 6

Всичко се сверява с вашите правила

Познат ли е всеки код, съвпада ли цената, има ли наличност и възможна ли е датата за доставка.

Само при разминаване

При разминаване решава човек

Служителят вижда само поръчката с разминаване и точно кое поле да провери. Избира правилния артикул и одобрява. Без одобрение поръчката не продължава.

Стъпка 5 от 6

Поръчката се създава в ERP

Проверената и допълнена поръчка се записва като поръчка за продажба във вашата ERP или складова програма, без преписване.

Стъпка 6 от 6

Клиентът получава потвърждение

Потвърждението с номер на поръчката и дата за доставка тръгва към клиента.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данниСистемите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

ПОДРОБНО

Стъпка по стъпка

Същият път, описан подробно. Стъпката, в която решава човек, се случва само когато нещо не съвпада.

  1. Стъпка 1 от 6Имейл

    Поръчката пристига по имейл

    Клиентът изпраща поръчката както досега: PDF, Excel или текст в писмото. Не е нужно да променя нищо.

    Следи се една договорена пощенска кутия, например адресът, на който днес пристигат поръчките. Писмата, които не са поръчки, като въпроси или реклами, се отделят и остават за екипа.

  2. Стъпка 2 от 6AI чете

    AI разчита поръчката

    AI намира в документа клиента, неговите кодове на артикули, количествата и датата за доставка.

    Пример: в поръчка № 1042 от Балкан Снабдяване (демо) пише „BS-4471, 120 бр.“ и доставка до 15.10.2026. Взимат се номерът на поръчката при клиента, адресът за доставка и всеки ред с код, описание, количество и мерна единица. Кодът се записва точно както е в документа, още без да се тълкува.

  3. Стъпка 3 от 6Допълване

    Данните се допълват от вашите системи

    Кодовете на клиента се превръщат във ваши артикули. От ERP идват клиентското досие, ценовата листа и условията на плащане, а от склада наличностите.

    Това е стъпката, която отличава сценария от обикновено сканиране на документи. Клиентът пише BS-4471, а при вас артикулът е BLT-M8. Таблицата със съответствия за този клиент прави превода. Фирмата се разпознава в ERP по ЕИК (единния идентификационен код на фирмата) или по имейла на подателя. Така поръчката получава нейните цени, условия и адрес за доставка, без служителят да ги търси. В примера това е клиент К-10042 с ценова листа „Дребно, ниво B“, плащане 30 дни от фактура и адрес за доставка в София. От склада идва наличното количество в момента.

  4. Стъпка 4 от 6Проверка

    Всичко се сверява с вашите правила

    Познат ли е всеки код, съвпада ли цената, има ли наличност и възможна ли е датата за доставка.

    Правилата са вашите и се записват при оценката. Например колко работни дни са нужни за доставка до даден град или дали частична доставка е допустима за този клиент. Когато нещо не минава, проверката показва точно кое поле и защо, а не просто „грешка“.

  5. Само при разминаванеСлужител

    При разминаване решава човек

    Служителят вижда само поръчката с разминаване и точно кое поле да провери. Избира правилния артикул и одобрява. Без одобрение поръчката не продължава.

    Ако всичко съвпада, тази стъпка се пропуска. Пример за разминаване: в поръчка № 3091 от Родопи Доставка (демо) кодът RD-PX30 е нов и няма съответствие. Другият ред, RD-B08, вече е свързан с BLT-M8. Служителят вижда оригиналния ред от документа редом с артикулите от каталога и избира WSH-M8 Шайба M8. Цената на реда идва от ценовата листа на клиента, а не от документа. При желание изборът се записва в таблицата със съответствия, така че следващата поръчка със същия код минава без въпрос.

  6. Стъпка 5 от 6ERP

    Поръчката се създава в ERP

    Проверената и допълнена поръчка се записва като поръчка за продажба във вашата ERP или складова програма, без преписване.

    Записът минава по пътя, който вашата ERP поддържа: програмен интерфейс, импорт на файл или друг договорен начин. Кой е този път, се проверява при оценката. Ако ERP връща номера на новата поръчка, например ПР-2026-1042, той влиза в потвърждението. При импорт на файл потвърждението изчаква поръчката да се появи в ERP.

  7. Стъпка 6 от 6Потвърждение

    Клиентът получава потвърждение

    Потвърждението с номер на поръчката и дата за доставка тръгва към клиента.

    Писмото тръгва от вашия адрес и с вашия текст. Ако предпочитате, то остава като чернова и служител го изпраща. При частична наличност текстът казва ясно какво ще бъде доставено и кога.

ВХОД

Какво постъпва

Поръчките идват така, както клиентите ги изпращат днес. Не е нужно да сменят формата или да влизат в портал.

ДОПЪЛВАНЕ

Откъде се допълват данните

Данните не просто се разчитат. Допълват се от другите ви системи, за да стигнат проверени и пълни там, където са нужни.

СистемаКакви данниЗащо е важно
ERP: клиентско досие
  • фирма и ЕИК
  • адрес за доставка
  • условия на плащане
  • отговорен търговец
Поръчката се записва към правилния клиент, без някой да го търси по име.
Съответствия на артикулите
  • код на клиента
  • ваш артикул
  • мерна единица и опаковка
Клиентът пише BS-4471, а вие продавате BLT-M8. Без този превод всяка поръчка минава през човек.
ERP: ценова листа
  • цена за този клиент
  • отстъпки
Различна цена в поръчката се вижда, преди да стигне до фактурата.
Склад
  • налично количество
  • вече резервирано количество
Потвърждението обещава само това, което може да бъде доставено.
ЧОВЕШКИ КОНТРОЛ

Кога решава човек

Когато нещо не минава проверката, отговорният човек вижда случая и точно какво да провери. Без неговото решение случаят не продължава.

СИСТЕМИ

С какви системи

Начинът на свързване се проверява при оценката.

ERP или складова програма
Получава поръчката за продажба. Оттам идват клиентското досие, ценовата листа и условията.
Склад
Дава наличностите, ако се водят в отделна система.
Имейл
Пощенската кутия, в която днес пристигат поръчките.
Таблица
Съответствията на кодовете, ако днес се пазят в Excel.
КАКВО ДА ЗНАЕТЕ

Ограничения

  • Ръкописни поръчки и нечетими сканирани копия не се разчитат надеждно. Те отиват директно при служител.
  • Съответствията между кодовете на клиентите и вашите артикули трябва да бъдат записани. Ако днес са само в главата на един служител, първата стъпка е да ги съберем заедно.
  • Ако ERP не приема данни отвън, поръчката може да се подготви като файл за импорт вместо директен запис.
  • Уговорки извън системите, като специална цена, договорена по телефона, не могат да се проверят автоматично. Такива поръчки стигат до човек.
  • Резултатът зависи от данните в ERP. Дублирани клиенти или стари цени ще се появяват като разминавания.
  • AI може да разчете грешно и стойност, която изглежда правдоподобна. Затова в пилота служител преглежда всички поръчки, докато резултатът не бъде проверен.
ПЪРВИ ПРОЕКТ

Обхват на първия проект

Започваме с един процес. Първо оценка: как протича работата днес, какви данни има в системите ви и как могат да се свържат. После пилот с ограничен обхват:

  • Една пощенска кутия и поръчките, които пристигат в нея
  • Най-честите оформления от няколко избрани клиенти
  • Една ERP система, в която се записват поръчките, и договорени проверки
  • Служител, който преглежда разминаванията и оценява резултата

След пилота решавате дали да продължите с внедряване.

ВЪПРОСИ

Често задавани въпроси

Трябва ли клиентите ни да променят начина, по който поръчват?

Не. Решението се изгражда около поръчките, които получавате днес: PDF, Excel или текст в писмото. Новите оформления се добавят постепенно, след проверка.

Какво става, ако AI разчете грешно количество или код?

Разчетеното се сверява с вашите данни и правила, преди да стигне до ERP. Ред без съответствие или количество извън обичайното спира при служител. Грешка, която изглежда правдоподобна, може да не бъде хваната от правилата, затова в пилота служител преглежда и поръчките без разминаване, докато не се уверите в резултата.

Работи ли това с нашата ERP система?

Зависи как системата приема данни: програмен интерфейс, импорт на файл или друг начин. Проверяваме го при оценката, преди да предложим пилот. Не обещаваме съвместимост предварително.

ОЩЕ ВЪЗМОЖНОСТИ

Всички възможни сценарии

СЛЕДВАЩА СТЪПКА

Има ли подобен процес във вашата фирма?

Попълнете кратък въпросник за процеса и системите, с които работите. С отговорите ще се подготвим за 30-минутен онлайн разговор, в който ще обсъдим какво има смисъл да се автоматизира при вас.

  • 5 кратки стъпки, около 4 минути
  • След това 30-минутен онлайн разговор
  • Без документи и пароли
Попълнете въпросника

Предпочитате кратко съобщение? Пишете ни през формата за контакт.