delovoAI
ВЪЗМОЖЕН СЦЕНАРИЙ

Оферти към клиенти, готови във вашия шаблон

Клиентът изпраща списък с артикули и иска оферта. Днес търговецът намира всеки ред в каталога, проверява в ERP каква цена и отстъпка важат за този клиент, пита склада за наличност и срок и преписва всичко в шаблона. В този сценарий тези справки се правят предварително, а офертата се подготвя във вашия шаблон. Търговецът я преглежда и я изпраща сам. Когато някоя цена липсва или е под минималната, офертата първо спира при него.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данни

Системите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

Попълнете въпросника Вижте стъпките
КАК ПРОТИЧА

Пътят на един пример

Проследете данните от входа до резултата, включително стъпката, в която решава човек. Всички данни в примера са измислени.

Стъпка 1 от 6

Клиентът иска оферта

Списъкът с артикули идва по имейл като Excel, PDF или текст в писмото. Може и търговецът да опише накратко какво иска клиентът.

Стъпка 2 от 6

AI разчита списъка

AI отделя всеки ред с описание, количество и мерна единица, както и желания срок и мястото на доставка.

Стъпка 3 от 6

Данните се допълват от вашите системи

Всеки ред се свързва с артикул от каталога. От CRM идва кой е клиентът и кой търговец го обслужва, от ERP неговите цени, отстъпки и условия на плащане, а от склада наличността и срокът.

Стъпка 4 от 6

Всеки ред се сверява с вашите правила

Има ли артикул и цена за всеки ред, не пада ли цената под минималната и стига ли наличността за желания срок.

Само при разминаване

При разминаване решава търговецът

Ако за ред няма цена, цената е под минималната или наличността не стига, търговецът вижда точно кой ред и решава. Без неговото решение офертата не продължава.

Стъпка 5 от 6

Офертата е готова във вашия шаблон

Офертата се създава като PDF във вашия шаблон, с редовете, цените, условията на плащане и доставка и срок на валидност. В ERP или CRM се записва като оферта към клиента.

Стъпка 6 от 6

Търговецът преглежда и изпраща

Офертата чака в пощата на търговеца като чернова с прикачен PDF. Той я преглежда и изпраща. Нищо не тръгва към клиента автоматично.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данниСистемите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

ПОДРОБНО

Стъпка по стъпка

Същият път, описан подробно. Стъпката, в която решава човек, се случва само когато нещо не съвпада.

  1. Стъпка 1 от 6Имейл

    Клиентът иска оферта

    Списъкът с артикули идва по имейл като Excel, PDF или текст в писмото. Може и търговецът да опише накратко какво иска клиентът.

    Следи се адресът, на който днес идват запитванията за оферти. Търговецът може и сам да препрати писмо или да опише накратко какво иска клиентът, например след разговор по телефона. Писмата, които не са запитвания за оферта, остават за екипа.

  2. Стъпка 2 от 6AI чете

    AI разчита списъка

    AI отделя всеки ред с описание, количество и мерна единица, както и желания срок и мястото на доставка.

    Марица Монтаж (демо) изпраща таблица за обект в Пловдив: болт M8 поцинкован, гайка M8 и шайба M8 по 400 бр. и химически анкер 300 мл, 60 бр., с доставка до 23.10.2026. Взимат се клиентът, всеки ред с описание, количество и мерна единица, срокът и мястото на доставка. Описанията се записват така, както ги е написал клиентът.

  3. Стъпка 3 от 6Допълване

    Данните се допълват от вашите системи

    Всеки ред се свързва с артикул от каталога. От CRM идва кой е клиентът и кой търговец го обслужва, от ERP неговите цени, отстъпки и условия на плащане, а от склада наличността и срокът.

    Тук се събира това, което днес търговецът търси в четири системи. „Болт M8, поцинкован“ се свързва с артикул BLT-M8 от каталога, а „химически анкер 300 мл“ с ANC-300. От CRM идва, че Марица Монтаж (демо) е клиент К-10318 на търговец от екип Юг, заедно с предишните му оферти и поръчки. От ERP идват ценовата листа „Едро, ниво A“, договорната цена от 9,20 € за ANC-300 и плащане 30 дни от фактура. Складът показва наличност за всички редове и доставка до Пловдив до 2 работни дни.

  4. Стъпка 4 от 6Проверка

    Всеки ред се сверява с вашите правила

    Има ли артикул и цена за всеки ред, не пада ли цената под минималната и стига ли наличността за желания срок.

    Правилата са вашите и се записват при оценката. Например под каква цена или над каква отстъпка офертата минава през човек, какво става с артикул без наличност и дали ред без артикул от каталога може да остане в офертата. Когато нещо не минава, проверката показва точно кой ред и защо.

  5. Само при разминаванеТърговец

    При разминаване решава търговецът

    Ако за ред няма цена, цената е под минималната или наличността не стига, търговецът вижда точно кой ред и решава. Без неговото решение офертата не продължава.

    Ако всичко е наред, тази стъпка се пропуска. Ако клиентът поиска химически анкер 410 мл вместо 300 мл, договорната му цена за ANC-410 е 11,20 €, а минималната цена по вашите правила е 11,60 €. Търговецът вижда реда и двете цени. Може да вдигне цената до минималната, да я остави като изключение или да попита управителя.

  6. Стъпка 5 от 6Оферта

    Офертата е готова във вашия шаблон

    Офертата се създава като PDF във вашия шаблон, с редовете, цените, условията на плащане и доставка и срок на валидност. В ERP или CRM се записва като оферта към клиента.

    Офертата се създава в шаблона, който използвате днес, с вашето лого, номер, редове, цени, отстъпки, условия на плащане и доставка и срок на валидност. В примера това е оферта ОФ-2026-0187 за 752,00 € без ДДС, валидна до 27.10.2026. Тя се записва и в ERP или CRM като оферта към клиента, така че екипът вижда какво е предложено и на каква цена.

  7. Стъпка 6 от 6Изпращане

    Търговецът преглежда и изпраща

    Офертата чака в пощата на търговеца като чернова с прикачен PDF. Той я преглежда и изпраща. Нищо не тръгва към клиента автоматично.

    Черновата е в пощата на търговеца, като отговор на писмото на клиента и с офертата като прикачен PDF. Той я преглежда, коригира при нужда и я изпраща. Нищо не тръгва към клиента автоматично. Ако клиентът не отговори, CRM напомня на търговеца, например три дни преди офертата да изтече. Когато клиентът я приеме, тя може да продължи като поръчка за продажба по пътя от сценария за клиентски поръчки.

ВХОД

Какво постъпва

Офертата започва от това, което клиентът изпраща днес, или от бележките на търговеца.

ДОПЪЛВАНЕ

Откъде се допълват данните

Данните не просто се разчитат. Допълват се от другите ви системи, за да стигнат проверени и пълни там, където са нужни.

СистемаКакви данниЗащо е важно
Каталог
  • точен артикул и код
  • мерна единица и опаковка
Клиентът пише „болт M8, поцинкован“, а в офертата трябва да стои BLT-M8. Иначе всеки ред се търси на ръка.
CRM
  • кой е клиентът
  • отговорен търговец
  • предишни оферти и поръчки
Офертата стига до правилния търговец, който вижда какво е предлагано на клиента досега.
ERP
  • ценова листа
  • договорни цени и отстъпки
  • условия на плащане
В офертата са цените, които важат за този клиент, а не общите.
Склад
  • наличност
  • срок за доставка
Офертата обещава срок, който складът може да изпълни.
ЧОВЕШКИ КОНТРОЛ

Кога решава човек

Когато нещо не минава проверката, отговорният човек вижда случая и точно какво да провери. Без неговото решение случаят не продължава.

СИСТЕМИ

С какви системи

Начинът на свързване се проверява при оценката.

ERP
Ценовите листи, договорните цени, отстъпките и условията. Тук може да се запише и самата оферта.
CRM
Клиентите, отговорните търговци, историята на офертите и напомнянията.
Каталог и склад
Артикулите, наличностите и сроковете за доставка.
Шаблон на офертата
Документът, който използвате днес, с вашето лого и условия.
Имейл
Пощенската кутия за запитвания и пощата на търговеца, в която стигат черновите.
КАКВО ДА ЗНАЕТЕ

Ограничения

  • Офертата е толкова точна, колкото са цените в ERP. Ако договорните цени и отстъпките се пазят в таблица или само в главата на търговеца, първата стъпка е да ги съберем на едно място.
  • Отстъпки, договорени по телефона, и специални условия за конкретен проект не се виждат в системите. Такива оферти стигат до търговеца с бележка.
  • Описанията на клиентите често не съвпадат с вашия каталог. Новите описания минават през търговеца, докато се съберат достатъчно съответствия.
  • Сложни технически предложения, като проект с изчисления или изделия по поръчка, остават за търговеца. Сценарият подготвя редовете и цените, но не замества неговата преценка.
  • Офертите не се изпращат автоматично. Това е съзнателен избор в сценария, а не техническо ограничение.
ПЪРВИ ПРОЕКТ

Обхват на първия проект

Започваме с един процес. Първо оценяваме как протича работата днес, какви данни има в системите ви и как могат да се свържат. После провеждаме пилот с ограничен обхват:

  • Един канал, например адресът, на който идват запитванията за оферти
  • Един шаблон на оферта и най-често предлаганите артикули
  • Цени и отстъпки от ERP и проверка за минимална цена
  • Един или двама търговци, които преглеждат офертите в пилота

След пилота решавате дали да продължите с внедряване.

ВЪПРОСИ

Често задавани въпроси

С какво се различава от сценария за клиентски запитвания?

При запитването търговецът получава кратка чернова на отговор за цена, наличност и срок. Тук резултатът е официален документ във вашия шаблон, с всички редове, цените и отстъпките на клиента, условията на плащане и доставка и срок на валидност. Офертата се записва и в ERP или CRM, за да може да бъде проследена.

Ще изпраща ли системата оферти от наше име?

Не в този сценарий. Търговецът получава готовата оферта и чернова на писмо, преглежда ги и изпраща сам. Така клиентът винаги получава оферта, която някой от екипа е видял.

Можем ли да запазим нашия шаблон на оферта?

Това е целта. Офертата се подготвя в шаблона, който използвате днес. При оценката проверяваме в какъв формат е той и кои полета могат да се попълват от системите.

ОЩЕ ВЪЗМОЖНОСТИ

Всички възможни сценарии

СЛЕДВАЩА СТЪПКА

Има ли подобен процес във вашата фирма?

Попълнете кратък въпросник за процеса и системите, с които работите. С отговорите ще се подготвим за 30-минутен онлайн разговор, в който ще обсъдим какво има смисъл да се автоматизира при вас.

  • 5 кратки стъпки, около 4 минути
  • След това 30-минутен онлайн разговор
  • Без документи и пароли
Попълнете въпросника

Предпочитате кратко съобщение? Пишете ни през формата за контакт.