Синхронизация между онлайн магазин, ERP, склад и CRM
Нова поръчка в онлайн магазина трябва да стане поръчка в ERP, резервация в склада и активност в CRM. Днес някой я въвежда отново на всяко място, понякога два пъти. В този сценарий събитието в една система се отразява навсякъде, където трябва. Преди запис се проверява за дубликати и разминавания, а при съмнение решава служител.
Демонстрация на възможен сценарий · примерни данни
Системите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.
Пътят на един пример
Проследете данните от входа до резултата, включително стъпката, в която решава човек. Всички данни в примера са измислени.
Нова поръчка в онлайн магазина
Нещо се променя в една система, например нова поръчка, нов клиент или промяна в наличност.
Данните се разчитат
Полетата от магазина се превеждат към структурата на вашите системи.
Данните се допълват от вашите системи
Клиентът се намира в ERP по ЕИК, сегментът идва от CRM, артикулите от магазина се свързват с вашите кодове, а наличността идва от склада.
Проверка за дубликати и разминавания
Проверява се дали поръчката вече не е записана, дали всеки артикул има съответствие и дали цените съвпадат.
При конфликт решава човек
Ако клиентът има два записа или съответствието е неясно, служителят избира. Поръчката се записва едва след този избор.
Данните се записват навсякъде
Поръчка в ERP, резервация в склада, активност в CRM и обновени статус и наличност в магазина.
Демонстрация на възможен сценарий · примерни данниСистемите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.
Стъпка по стъпка
Същият път, описан подробно. Стъпката, в която решава човек, се случва само когато нещо не съвпада.
Стъпка 1 от 5Събитие
Нова поръчка в онлайн магазина
Нещо се променя в една система, например нова поръчка, нов клиент или промяна в наличност.
Магазинът съобщава за новата поръчка веднага или системата се проверява на кратки интервали, според възможностите ѝ. Примерът тук е поръчка #5521 от Струма Инструменти (демо), но същият път важи за нов клиент или промяна в наличност.
Стъпка 2 от 5Разчитане
Данните се разчитат
Полетата от магазина се превеждат към структурата на вашите системи.
Например магазинът пази името и адреса в едно поле, а ERP иска ЕИК (единния идентификационен код на фирмата), адрес за фактура и адрес за доставка поотделно. Взимат се фирмата, ЕИК, кодовете на артикулите в магазина, количествата, цените, начинът на плащане и доставката.
Стъпка 3 от 5Допълване
Данните се допълват от вашите системи
Клиентът се намира в ERP по ЕИК, сегментът идва от CRM, артикулите от магазина се свързват с вашите кодове, а наличността идва от склада.
Клиентът се търси в ERP по ЕИК, а не по име: „Струма Инструменти (демо)“ и „Струма Инструменти ЕООД (демо)“ са една и съща фирма. В примера това е клиент К-10244. От CRM идват сегментът и отговорният търговец, а от ERP цената, която важи за този клиент, за да се сравни с цената в магазина. Кодът на артикула в магазина се превежда в артикул от ERP, например SH-M8-100 в BLT-M8, а складът показва дали има наличност.
Стъпка 4 от 5Проверка
Проверка за дубликати и разминавания
Проверява се дали поръчката вече не е записана, дали всеки артикул има съответствие и дали цените съвпадат.
Дубликат може да се получи, ако магазинът изпрати същата поръчка повторно или клиентът я направи два пъти. Номерът на поръчката от магазина се пази и се проверява при всяко събитие, а две почти еднакви поръчки от един клиент в кратък срок стигат до служител. Нищо не се записва, преди проверката да мине.
Само при конфликтСлужител
При конфликт решава човек
Ако клиентът има два записа или съответствието е неясно, служителят избира. Поръчката се записва едва след този избор.
Ако няма конфликт, тази стъпка се пропуска. В примера Струма Инструменти (демо) има два записа в ERP с един и същ ЕИК: К-10244 от Благоевград с последна поръчка на 22.09.2026 и по-стар запис К-10017 от София без поръчки от 2024 г. Служителят вижда двата записа един до друг и избира К-10244. Поръчката продължава едва след този избор.
Стъпка 5 от 5Запис
Данните се записват навсякъде
Поръчка в ERP, резервация в склада, активност в CRM и обновени статус и наличност в магазина.
Редът е важен: първо поръчката в ERP, в примера ПР-2026-0533, после резервацията в склада, активността в CRM и накрая статусът в магазина. Ако една от системите не отговори, записът се повтаря по-късно или стига до служител, вместо да остане наполовина.
Какво постъпва
Всичко започва с промяна в една от системите.
- Нова поръчка в онлайн магазина
- Нов клиент или промяна в данните на клиент
- Промяна в наличност или цена, която трябва да стигне до магазина
- Платена или отказана поръчка, чийто статус трябва да се отрази в ERP
Откъде се допълват данните
Данните не просто се разчитат. Допълват се от другите ви системи, за да стигнат проверени и пълни там, където са нужни.
| Система | Какви данни | Защо е важно |
|---|---|---|
| ERP |
| Поръчката отива към правилния клиент, без да се създава дубликат. |
| CRM |
| Търговецът вижда, че неговият клиент е поръчал онлайн. |
| Съответствия на артикулите |
| Магазинът и ERP често използват различни кодове за един и същ продукт. |
| Склад |
| Стоката се резервира за тази поръчка, а магазинът показва по-точна наличност. |
Кога решава човек
Когато нещо не минава проверката, отговорният човек вижда случая и точно какво да провери. Без неговото решение случаят не продължава.
- Кога
Поръчката прилича на вече записана
Кой: Служител
Сравнява двата записа и решава дали е нова поръчка или повторение.
- Кога
Два записа в ERP с един и същ ЕИК
Кой: Служител
Избира правилния запис. Случаят показва и кои дубликати си струва да бъдат изчистени.
- Кога
Артикул от магазина без съответствие
Кой: Служител по продуктите
Свързва кода от магазина с артикул в ERP. Връзката важи и за следващите поръчки.
С какви системи
Начинът на свързване се проверява при оценката.
- Онлайн магазин
- Откъдето идват поръчките и където се връщат статус и наличност.
- ERP
- Клиентите, цените и поръчките.
- Склад
- Наличностите и резервациите.
- CRM
- Сегментите, търговците и активностите.
Ограничения
- Колко бързо се отразяват промените зависи от системите. Някои съобщават веднага, други се проверяват на интервали.
- Ако в ERP вече има дублирани клиенти, автоматизацията ще ги показва, но първо трябва да се реши кой запис е правилният.
- Когато две системи могат да променят едни и същи данни, е нужно ясно правило коя от тях е водеща. Уточняваме го при оценката.
- Не всяка система позволява запис отвън. Тогава част от пътя може да мине през импорт на файл.
Обхват на първия проект
Започваме с един процес. Първо оценка: как протича работата днес, какви данни има в системите ви и как могат да се свържат. После пилот с ограничен обхват:
- Едно събитие, например нова поръчка от магазина
- Две или три системи, в които то трябва да се отрази
- Проверка за дубликати и съответствия на артикулите
- Служител, който решава конфликтите по време на пилота
След пилота решавате дали да продължите с внедряване.
Често задавани въпроси
С какво се различава от готов конектор между магазин и ERP?
Готовият конектор е добър избор, ако покрива вашите системи и правила. Този сценарий е за случаите, в които данните трябва да се допълнят от няколко системи, да се проверят за дубликати или да следват ваши правила. Ако готово решение ви стига, ще ви го кажем при оценката.
Коя система е водеща?
Това решавате вие. Често ERP е водеща за клиенти и цени, а магазинът за онлайн поръчките. Правилото се записва при оценката и се прилага при всеки конфликт.
Какво става, ако една от системите не работи?
Записът се задържа и се повтаря, когато системата отново е достъпна. Ако и това не стане, случаят стига до служител. Целта е да не остане поръчка, записана само в една от системите.
Свързани възможности
Клиентски поръчки
Поръчката от имейл, PDF или Excel се съпоставя с вашите артикули, допълва се от клиентското досие и склада и влиза в ERP като поръчка за продажба.
Допълва се от- ERP
- Склад
- Ценова листа
Справки от няколко системи
Данните от ERP, CRM, склад и онлайн магазин се събират, свързват и сверяват в една справка, без копиране на ръка.
Допълва се от- ERP
- CRM
- Склад
- Онлайн магазин
Потвърждения от доставчици
Потвърждението се сравнява с вашата поръчка към доставчика, а промените в дати и количества се свързват с клиентските поръчки, които чакат тази стока.
Допълва се от- ERP
- Склад
- Съответствия
Има ли подобен процес във вашата фирма?
Попълнете кратък въпросник за процеса и системите, с които работите. С отговорите ще се подготвим за 30-минутен онлайн разговор, в който ще обсъдим какво има смисъл да се автоматизира при вас.
- 5 кратки стъпки, около 4 минути
- След това 30-минутен онлайн разговор
- Без документи и пароли
Предпочитате кратко съобщение? Пишете ни през формата за контакт.