delovoAI
ВЪЗМОЖЕН СЦЕНАРИЙ

Справки от няколко системи, без копиране на ръка

Седмичната справка за продажбите изисква данни от ERP, CRM, склада и онлайн магазина. Днес някой ги изважда в таблици, свързва ги и проверява дали сумите съвпадат. В този сценарий справката тръгва по график, данните се събират и свързват, а сумите се сверяват между системите. Отговорникът се намесва само при отклонение.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данни

Системите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

Попълнете въпросника Вижте стъпките
КАК ПРОТИЧА

Пътят на един пример

Проследете данните от входа до резултата, включително стъпката, в която решава човек. Всички данни в примера са измислени.

Стъпка 1 от 5

Справката тръгва по график

Например всеки понеделник в 7:00 или в края на месеца, без някой да я пуска ръчно.

Стъпка 2 от 5

Данните се събират от системите

Продажби от ERP, клиенти от CRM, наличности от склада и поръчки от онлайн магазина.

Стъпка 3 от 5

Данните се свързват и допълват

Поръчките от магазина се свързват с клиентите в ERP, клиентите получават регион и търговец от CRM, а артикулите своята продуктова група.

Стъпка 4 от 5

Сумите се сверяват

Проверява се дали всички системи са отговорили и дали сумите съвпадат между тях.

Само при отклонение

При отклонение решава отговорникът

Ако например поръчки от магазина нямат клиент в ERP, отговорникът вижда точно кои са и решава дали справката да тръгне с бележка.

Стъпка 5 от 5

Справката е готова

Справката стига до хората, които я използват, а числата идват директно от системите, без копиране на ръка.

Демонстрация на възможен сценарий · примерни данниСистемите, правилата и източниците на данни се определят за всеки клиент при оценката.

ПОДРОБНО

Стъпка по стъпка

Същият път, описан подробно. Стъпката, в която решава човек, се случва само когато нещо не съвпада.

  1. Стъпка 1 от 5График

    Справката тръгва по график

    Например всеки понеделник в 7:00 или в края на месеца, без някой да я пуска ръчно.

    Графикът следва момента, в който справката се използва: седмичната за срещата в понеделник, месечната след приключване на месеца. От едни и същи данни може да има две версии, кратка за управителя и подробна за търговците.

  2. Стъпка 2 от 5Събиране

    Данните се събират от системите

    Продажби от ERP, клиенти от CRM, наличности от склада и поръчки от онлайн магазина.

    От всяка система се взима само нужното за справката, за избрания период. Достъпът е само за четене и нищо в системите не се променя. Ако някоя система не позволява директен достъп, данните може да идват от редовен експорт.

  3. Стъпка 3 от 5Допълване

    Данните се свързват и допълват

    Поръчките от магазина се свързват с клиентите в ERP, клиентите получават регион и търговец от CRM, а артикулите своята продуктова група.

    Пример: поръчка #5512 от онлайн магазина съдържа само фирма, ЕИК (единен идентификационен код) и имейл. По ЕИК тя се свързва с клиента К-10042 Балкан Снабдяване (демо) в ERP, а от CRM той получава регион София и екип Запад. Артикулът BLT-M8 получава своята продуктова група, Крепежи. Така справката показва продажбите по региони, търговци и групи, независимо дали поръчката е дошла от магазина или от търговец.

  4. Стъпка 4 от 5Проверка

    Сумите се сверяват

    Проверява се дали всички системи са отговорили и дали сумите съвпадат между тях.

    Пример: оборотът от магазина за седмицата се сравнява с фактурираното в ERP за същите поръчки. Разлика може да означава незаписана поръчка или върната стока. Отклоненията се посочват ред по ред, а не като обща сума. Проверява се също дали всички системи са отговорили, дали всеки клиент има регион и всеки артикул има група.

  5. Само при отклонениеОтговорник

    При отклонение решава отговорникът

    Ако например поръчки от магазина нямат клиент в ERP, отговорникът вижда точно кои са и решава дали справката да тръгне с бележка.

    Ако всичко съвпада, тази стъпка се пропуска. В примера 7 от 96 поръчки от магазина за седмица 40 нямат клиент в ERP, общо за 440,00 EUR. Отговорникът вижда всяка от тях поотделно, например #5507 за 86,40 EUR. Може да ги свърже и да пусне справката отново или да я изпрати с бележка, а свързването на клиентите остава като задача.

  6. Стъпка 5 от 5Справка

    Справката е готова

    Справката стига до хората, които я използват, а числата идват директно от системите, без копиране на ръка.

    Форматът е този, с който хората работят: таблица, PDF или имейл с кратко обобщение. В примера това е справката „Продажби по региони“ за седмица 40. Всеки получател вижда своята версия, а при отклонение справката носи бележка, вместо да изглежда по-точна, отколкото е.

ВХОД

Какво постъпва

Тук няма входящ документ. Справката тръгва сама, по график.

ДОПЪЛВАНЕ

Откъде се допълват данните

Данните не просто се разчитат. Допълват се от другите ви системи, за да стигнат проверени и пълни там, където са нужни.

СистемаКакви данниЗащо е важно
ERP
  • продажби и фактури
  • клиенти и ЕИК
  • продуктови групи
Основата на справката: какво е продадено и на кого.
CRM
  • регион
  • отговорен търговец
  • сегмент на клиента
Позволява разрез по региони и търговци, който ERP често не пази.
Онлайн магазин
  • поръчки
  • клиент и имейл
  • статус на плащане
Онлайн продажбите се виждат заедно с останалите, свързани с клиента в ERP.
Склад
  • наличности
  • движение на стоката
Справката показва и какво е налично, не само какво е продадено.
ЧОВЕШКИ КОНТРОЛ

Кога решава човек

Когато нещо не минава проверката, отговорният човек вижда случая и точно какво да провери. Без неговото решение случаят не продължава.

СИСТЕМИ

С какви системи

Начинът на свързване се проверява при оценката.

ERP или счетоводна програма
Продажбите, фактурите и клиентите.
CRM
Регионите, търговците и сегментите.
Склад
Наличностите и движението на стоката.
Онлайн магазин
Поръчките от сайта.
Таблица
Целеви стойности или данни, които днес се водят ръчно.
КАКВО ДА ЗНАЕТЕ

Ограничения

  • Справката е толкова точна, колкото са данните в системите. Тя показва несъответствията, но не ги поправя сама.
  • Ако клиентите в магазина и в ERP нямат общ признак, като ЕИК или имейл, свързването изисква правила и част от поръчките ще остават за човек.
  • Нужен е достъп за четене до всяка система. Ако дадена система не го позволява, данните може да идват от редовен експорт.
  • Автоматизацията доставя числата. Изводите и решенията остават за вас.
ПЪРВИ ПРОЕКТ

Обхват на първия проект

Започваме с един процес. Първо оценка: как протича работата днес, какви данни има в системите ви и как могат да се свържат. После пилот с ограничен обхват:

  • Една справка, която днес се прави на ръка
  • Две или три системи като източник
  • Сверяване на основните суми и ясни бележки при отклонение
  • Отговорник, който сравнява с ръчната версия по време на пилота

След пилота решавате дали да продължите с внедряване.

ВЪПРОСИ

Често задавани въпроси

Не е ли по-лесно с готов инструмент за справки?

Ако всички данни са в една система, често е. Този сценарий има смисъл, когато справката изисква свързване на данни от няколко системи и проверка дали съвпадат. При оценката ще ви кажем честно кое е по-подходящо.

Ще промени ли нещо в нашите системи?

Не. Автоматизацията само чете данните. Нищо не се записва обратно, освен ако не го поискате и то не бъде договорено отделно.

Можем ли да видим справката, преди да стигне до всички?

Да. В пилота справката може първо да идва само до отговорника, който я сравнява с ръчната версия. Изпращането до останалите започва, когато той прецени, че е готова.

ОЩЕ ВЪЗМОЖНОСТИ

Всички възможни сценарии

СЛЕДВАЩА СТЪПКА

Има ли подобен процес във вашата фирма?

Попълнете кратък въпросник за процеса и системите, с които работите. С отговорите ще се подготвим за 30-минутен онлайн разговор, в който ще обсъдим какво има смисъл да се автоматизира при вас.

  • 5 кратки стъпки, около 4 минути
  • След това 30-минутен онлайн разговор
  • Без документи и пароли
Попълнете въпросника

Предпочитате кратко съобщение? Пишете ни през формата за контакт.