Как събирам фактурите от Gmail за счетоводителя всеки месец
Събирам документи за счетоводителя всеки месец от Gmail в месечна папка, като ползвам дневник на доставчиците и преглеждам изключенията ръчно.
Когато събирам документи за счетоводителя всеки месец, на пръв поглед е достатъчно да намеря входящите фактури, да ги изтегля и да ги сложа в папка. Само че пощата не е подредена като счетоводен архив. Една фактура е прикачена, друга е зад линк, трета пристига след края на месеца. Между тях има напомняния, проформи и повторно изпратени писма.
За счетоводителя има значение да получи подреден комплект за съответния месец. За мен това означава да знам какво съм събрал и какво още липсва. Папка с няколко изтеглени документа не ми казва това.
Затова изградих процес, в който използвам Gmail, дневник на доставчиците и месечни папки. В началото на месеца пускам скриптове, които намират вероятните фактури и подреждат файловете. Част от работата остава при мен. Ще покажа къде минава тази граница и кои правила можете да приложите и при себе си, дори да не сте програмист.
Защо ръчното събиране не работеше
Преди изтеглях всяка фактура ръчно. Това обаче беше само видимата част от задачата. Трябваше да различавам фактурата от напомнянето за нея, да внимавам за месеца и да не записвам отново вече събран документ.
Проблемите бяха четири. Всеки изисква различно правило, затова и автоматизацията на фактури при мен не се свежда до изтегляне на всички прикачени файлове наведнъж.
| Проблем | Как изглеждаше | Какво го решава сега |
|---|---|---|
| Ръчно изтегляне | Как изглеждашеИзтеглях всяка фактура поотделно | Какво го решава сегаСкриптовете събират прикачените фактури |
| Грешен месец | Как изглеждашеДатата на писмото объркваше подреждането | Какво го решава сегаМесецът се определя от датата в PDF |
| Фактура зад линк | Как изглеждашеВ писмото няма прикачен документ | Какво го решава сегаСкриптовете проверяват линка, аз изтеглям файла, а AI го слага в месечната папка |
| Шум и дубликати | Как изглеждашеПроформи, напомняния и повторно изпратени писма | Какво го решава сегаТърсенето отделя вероятните фактури, а дневникът помни обработените |
Как изглежда процесът сега
Веднъж месечно, в началото на месеца, пускам скриптовете. Те преглеждат архива на Gmail за последните 45 дни. Търсят писма, които може да съдържат фактура, и използват дневника на доставчиците, за да ги свържат с познатите податели.
Не описвам система, която непрекъснато следи всяко ново писмо. За мен отправната точка е събирането на документите за приключилия месец.
Скриптовете разпознават вероятните фактури по следните признаци:
- Подателят присъства в дневника на доставчиците.
- В темата или текста има думата „фактура“ или съответната дума на друг език.
- Текстът на прикачения PDF прилича на фактура, например съдържа номер, дата и ДДС номер.
Думата „вероятни“ е важна. Познатият подател може да изпрати и друго писмо. Непознатият пък може да изпрати истинска фактура. Затова вероятните фактури от непознати податели се отбелязват отделно, за да ги прегледам.
Мога да сканирам и хартиена фактура с телефона си и да изпратя PDF файла на собствения си имейл. Скриптовете я включват в месечната папка заедно с останалите фактури.
Защо търся 45 дни назад, а не само в изминалия месец
Тук разграничавам две дати: кога е пристигнало писмото и каква дата е посочена във фактурата. За месечната папка използвам втората. Скриптовете я прочитат от текста в PDF. При сканиран документ без текст първо се разпознава текстът с Apple Vision. След това датата се взема от разпознатия текст по същия начин като при останалите фактури.
Ето измислен пример. Фактурата е с дата 30 септември, но писмото пристига на 2 октомври. Мястото на документа е в папката за септември. Ако подреждах по датата на получаване, щях да го сложа в октомври, а септември щеше да остане непълен.
Прозорецът от 45 дни покрива целия предходен месец и оставя запас за закъснели фактури. Той определя докъде назад търся в пощата. Датата вътре в документа определя къде го записвам.
Това са отделни правила. По-широкото търсене помага да намеря документа, но не определя към кой месец принадлежи. И разбира се, скриптовете намират само писмата, пристигнали преди пускането.
Дневникът на доставчиците
Дневникът свързва познатите податели с начина, по който изпращат фактурите си. Един доставчик прикачва файл, друг изпраща линк, трети използва портал. Така писмо без прикачен PDF не изглежда непременно като липсваща фактура.
Дневникът има още две задачи. Показва кои редовни доставчици още не са изпратили фактура за месеца и помни вече обработените фактури. Това ми позволява да виждам липсите и да не записвам дубликати.
Така би могъл да изглежда дневникът. Доставчиците и статусите в следващата таблица са измислени и не са данни от моята поща.
| Доставчик | Как изпраща | Последна фактура | Статус |
|---|---|---|---|
| Интернет доставчик | Как изпращаПрикачен файл | Последна фактураЗа септември | СтатусПодредена |
| Куриерска фирма | Как изпращаЛинк | Последна фактураПисмо за септември | СтатусЧака ръчно изтегляне |
| Доставчик на консумативи | Как изпращаПрикачен файл | Последна фактураЗа август | СтатусЛипсва за септември |
| Доставчик на онлайн услуга | Как изпращаПортал | Последна фактураЗа септември | СтатусПодредена |
За мен полезният въпрос тук е „Какво още очаквам?“. Търсенето в Gmail може да открие полученото. Дневникът показва и онова, което обикновено пристига, но още го няма. Без него една подредена папка лесно може да изглежда завършена само защото всички намерени файлове вече са вътре.
Фактури зад линк
Фактурите зад линк изтеглям ръчно. Това е границата на сегашния ми процес. Скриптовете намират съответните писма и проверяват линка, но самото изтегляне остава моя задача.
След това моля AI да сложи всяка от тези фактури в правилната месечна папка, защото скриптовете не подреждат тези файлове.
Проверката има две части. Домейнът на линка трябва да съвпада с домейна на доставчика, записан в дневника. Подателят трябва да е от познат адрес и да е минал проверките, които пощата прави за него.
Домейнът е частта от адреса, която показва към кой сайт води линкът. Текстът върху бутона може да казва „Изтегли фактура“, но за проверката има значение действителният адрес зад него.
Така намирането на писмото и изтеглянето на документа са отделни стъпки. Полезно е това да се вижда и в дневника, защото наличното писмо още не означава наличен PDF в месечната папка.
Шум и дубликати
Пощата съдържа повече съобщения за фактури, отколкото самите фактури. Думата в темата помага при търсенето, но може да се появи и в напомняне. Същото важи за познатия адрес на доставчика.
Затова според случая приемам следните писма за шум, за повторение или за повод за проверка:
Какво изисква отсяване или отбелязване
- Проформи, които могат да приличат на фактури.
- Напомняния за плащане, в които се споменава фактура.
- Повторно изпратени фактури, които дневникът вече помни като обработени.
- Бюлетини от познат доставчик, които могат да попаднат сред резултатите заради подателя.
- Вероятни фактури от непознати податели, отбелязани отделно за преглед.
Тук дневникът е особено полезен при повторенията. Новото писмо не означава непременно нов документ. Понеже дневникът помни обработените фактури, търсенето може да обхваща застъпващи се периоди, без едно и също писмо да се записва повторно.
Месечните папки в Git или Google Drive
Накрая документите са PDF файлове в месечни папки. Запазват оригиналните си имена. При тази подредба месецът се вижда от папката, без да е необходимо името на всеки файл да го повтаря.
При мен папките са в локално хранилище в Git. Програмист съм и Git ми дава удобна история на версиите. Хранилището се качва и във Forgejo, сървър за Git хранилища, а отделен скрипт прави резервно копие всеки ден.
Ако не сте програмист, можете да направите същата подредба в Google Drive. Остават отделните месечни папки, ясният източник за датата и дневникът на доставчиците.
| Git | Google Drive | |
|---|---|---|
| Подходящо без опит в програмирането | Не | Да |
| История на всяка промяна в цялата папка | Да | За отделни файлове |
| Резервно копие | Отделен скрипт, всеки ден | Нужно е отделно решение |
Не е нужно да започнете с моя избор на хранилище. По-полезно е първо да уточните какво означава „събрани документи за месеца“ при вас. Когато правилата са ясни, мястото за файловете се избира според начина ви на работа.
Какво остава ръчно
Скриптовете търсят и подреждат, но следните задачи остават за мен:
- Пускам скриптовете в началото на месеца.
- Изтеглям фактурите, които са зад линк. След това моля AI да ги сложи в правилната месечна папка.
- Преглеждам вероятните фактури от непознати податели.
- Проверявам документите, отбелязани за преглед, защото датата не се прочита и след разпознаването на текста. Правя това, преди да влязат в месечна папка.
- Сканирам хартиените фактури с телефона си и изпращам PDF файловете на собствения си имейл.
Дневникът показва и кои фактури от редовни доставчици липсват. Това казва, че месецът още не е пълен, но не набавя документа.
Тази граница е полезна и когато планирате собствен процес. За всяка стъпка трябва да е ясно какъв резултат дава автоматизацията и кога е нужен човек. Иначе „намерено писмо“, „изтеглена фактура“ и „подреден документ“ лесно започват да означават едно и също.
Често задавани въпроси
Мога ли да започна без програмист?
Да, можете да започнете с месечна папка в Google Drive и дневник на доставчиците. Запишете кой как изпраща фактурите и отбелязвайте събраните документи. Това дава подредба още преди автоматизацията.
Описаното автоматично търсене и записване при мен се извършва от скриптове. Самата папка няма да ги свърши вместо вас.
Може ли да се използва друга поща?
Моят процес преглежда Gmail. И при друга поща могат да послужат правилата за познатите податели, търсенето на вероятни фактури, проверката за повторения и подреждането по датата на документа.
Конкретното изпълнение трябва да се съобрази с възможностите на съответната поща. Описаното тук не означава, че същите скриптове са готови за нея.
Какво става, ако PDF е сканиран или датата не се прочита?
При сканиран PDF без текст използвам Apple Vision за разпознаване на текста. След това скриптовете вземат датата от разпознатия текст по същия начин като при останалите фактури.
Ако датата не може да се прочете и след разпознаването, документът се отбелязва за преглед. Проверявам го, преди да влезе в месечна папка.
Колко време трябва да пазя фактурите?
За приложимия срок се обърнете към счетоводителя си. Тук показвам как събирам и подреждам документите, а срокът за съхранение трябва да бъде уточнен отделно. Месечната папка и резервното копие помагат за организацията, но не определят този срок.
Откъде да започнете
Бих започнал с един доставчик, една месечна папка и един дневник. Изберете доставчик, от когото редовно очаквате фактура. Запишете откъде идва писмото и дали документът е прикачен, зад линк или в портал. После отбележете за кой месец е фактурата и дали вече е събрана.
Този малък пример ще покаже какви правила ви трябват. Проверете дали можете да различите получено писмо от подреден документ и дали виждате липсващата фактура. След това има смисъл да добавяте още доставчици и да автоматизирате повтарящите се стъпки.
В Delovo AI изграждаме автоматизация около системите, които фирмата вече използва. Същият подход с правила, дневник и човек при изключенията работи и за фирмената поща, например за потвържденията от доставчици.
Ако искате да подредим подобен процес във вашата фирма, започнете с кратък въпросник, след който в 30-минутен онлайн разговор уточняваме откъде да започнем.